Tóm tắt:
Làm thế nào tiết kiệm thời gian và công sức, tăng hiệu suất làm việc luôn là nhu cầu của nhiều người, đặc biệt đối với những người bận rộn. Bài này giới thiệu một số kỷ năng thường dùng để giúp người sử dụng máy tính và mạng tiếp kiệm thời gian và công sức, giúp tăng hiệu quả công việc. Sự thành công của bạn là niềm mong ước của tôi!
Contents
1. Một vài kỷ năng thông dụng trong word 1
1.1. Sử dụng bàn phím thay con chuột 1
1.1.1 EDITING/FORMATTING: 1
1.1.2. WORD PROCESSING (khi đang mở cửa sổ word): 1
1.2. Tạo Mục lục tự động và cách đánh số trang cho văn bản có 1
1.2.1. Tạo Mục lục tự động (giới thiệu cho dung Word 2007, các word thấp hơn cũng có) 2
1.2.2. Đánh số trang khác nhau cho văn bản (Áp dụng cho Word 2007, các word khác cũng có nhưng bước làm có thể khác chút) 6
2. Một vài kỷ năng cho lướt web an toàn và tiết kiệm thời gian 10
2.1. Tận dụng sự tiện lợi của Firefox qua Bookmark 11
2.2. Tận dụng sự tiện lợi của Firefox qua mở nhanh email 13
3. Quản lý và sử dụng email nhanh chóng 13
3.1. Hai tính năng vượt trội của gmail 14
3.2. Một số thao tác khác để tiết kiệm thời gian 15
3.2.1. Tạo contacts 15
3.2.2. Tạo các Folders cho gmail (tất nhiên yahoo mail cũng có, và gmail có thể nhập luôn cả folder từ các email khác sang làm folder cho mình) 16
3.2.3. Một số tính năng khác (có ở yahoo mail too) 18
1. Một vài kỷ năng thông dụng trong word
1.1. Sử dụng bàn phím thay con chuột
1.1.1 EDITING/FORMATTING:
Ctrl+A: Select all (Chọn tất cả văn bản)
Ctrl+C: Copy
Ctrl+X: Cut (Cắt VB)
Ctrl+V: Past (Dán VB)
F7: Spelling & Grammar (Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh)
Shift F7: Thesaurus (tìm từ đồng nghĩa, sử dụng cho tiếng Anh)
Ctrl+Z: Undo (bỏ lệnh vừa thực hiện)
Ctrl+Y: Redo (thực hiện lại lệnh)
Ctrl+K: Tạo hyperlink cho vănbản (tạo đường chuyển tiếp cho VB)
Ctrl+F: kích hoạt hộp thoại Find
Ctrl+H: kích hoạt hộp thoại Replace
Ctrl+G: kích hoạt hộp thoại Go To
Ctrl+B: In đậm
Ctrl+I: In nghiêng
Ctrl+U: gạch dưới
Ctrl+E: canh giữa
Ctrl+J: canh lề 2 bên
Ctrl+L: canh lề trái
Ctrl+R: canh lề phải
Ctrl+M: tăng mục Indent
Ctrl+Shift+M: giảm Indent
Ctrl+Shift+A: viết hoa các từ được highlighted.
Shift+F3: đổi hoa/thường các từ được highlighted
Ctrl+P: In văn bản
Ctrl+F2: Print Preview
Ctrl+F6: chuyển đến cửa sổ văn bản sau (nếu mở nhiều cửa sổ)
Ctrl+Shift+F6: chuyển đến cửa sổ văn bản trước (nếu mở nhiều cửa sổ)
Alt+F4: thoát khỏi Word
Ctrl+]: tăng kích thước font
Ctrl+[: giảm kích thước font
1.1.2. WORD PROCESSING (khi đang mở cửa sổ word):
Ctrl+N: New document (tạo tập tin mới)
Ctrl+O: Open (mở một tập tin khác)
Ctrl+W: Đóng cửa sổ văn bản hiện hành
Ctrl+[X]: giãn dòng X đơn vị (vd: Ctrl+1, Ctrl+1.5: k/c giữa các dòng là 1 và 1.5 tương ứng)
Ctrl+S: Save (lưu văn bản)
F12: Save/Save As
1.2. Tạo Mục lục tự động và cách đánh số trang cho văn bản có
1.2.1. Tạo Mục lục tự động (giới thiệu cho dung Word 2007, các word thấp hơn cũng có)
Đối với những người cần viết luận văn, sách, báo cáo nghiên cứu, v.v… thì rất cần tạo Mục lục (Phụ lục) tự động để mỗi lần chỉnh sửa thì không phải mất công dò tìm để đánh lại số trang mà chỉ cần cập nhật tự động. Hơn nữa, sử dụng thư mục tự động còn giúp chúng ta dễ dàng di chuyển giữa các đoạn trong văn bản một cách nhanh chóng đặc biệt khi văn bản dài.
Bước 1: Tạo văn bản gốc gồm các mục và tiểu mục
Bước 2: Vào Toolbar/View/Outline (xem Hình 1)
Hình 1: Outline cho văn bản
Bước 3: Khi bấm chuột vào Outline (tạo Outline cho VB thì sẽ có một cửa sổ khác hiện ra để mình chọn mục và tiểu mục cho VB (xem Hình 2a). Chẳng hạn, đối với VB này tôi chọn các thư mục 1, 2, v.v… là các thư mục chính (Line 1); các thư mục 1.1, 1.2, v.v… là tiểu thư mục bậc 2 (Line 2); các thư mục 1.1.1, 1.1.2, v.v… là tiểu thư mục bậc 3 (line 3).
Hình 2a: Tạo thư mục trong Outline
Ghi chú: Khi chọn có thể các đoạn VB thuộc mục cũng được chuyển định dạng theo mục hoặc tiểu mục mình vừa chọn. Trường hợp đó sẽ phải chọn lại đoạn VB đó và vào Outline (Toolbar/View/Outline) rồi chọn Body Text (Hình 2b).
Hình 2b: Tạo thư mục trong Outline
Sau đó thì trở về văn bản bằng cách bấm Close Outline View (Hình 2c)
Bước 4: Cách xem các thư mục trong quá trình làm việc với văn bản và di chuyển giữa các mục và tiểu mục. Vào Toolbar/View/Document Map (Clich chuột vào ô này, xem Hình 3) thì Mục lục (Phụ lục) của văn bản mình đang làm việc sẽ hiện ra bên trái màn hình như Hình 3., và chúng ta chỉ việc bấm vào các thư mục này thì lập tức con trỏ chuột sẽ chạy về đó.
Hình 3: Mục lục văn bản bên trái
Bước 5: Khi đã hoàn thành văn bản, chúng ta cần tạo Mục lục tự động thì thực hiện. Toolbar/References/Table of Contents (Hình 4a).
Hình 4a: Tạo Mục lục của văn bản
Đưa trỏ chuột vào vị trí muốn đặt Mục lục (thường là đầu văn bản) rồi bấm vào Table of Contents (Hình 4a), thì sẽ có một cửa sổ khác mở ra và click chuột vào dòng đầu tiên của cửa sổ đó (Hình 4b) hoặc cách khác tùy thích thì sẽ được một thư mục đại loại như Hình 4c.
Hình 4b: Tạo Mục lục tự động cho văn bản
Hình 4c: Mục lục tạo được cho đến thời điểm này
Bước 6: Khi chỉnh sửa văn bản thì làm thế nào thay đổi lại Mục lục. Hãy nhấp chuột vào Mục lục, nó sẽ hiện lên (Update table) các chọn lựa để thực hiện tiếp (Hình 5). Chế độ mặc định là Update page only, nếu muốn thay đổi cả trang lẫn các mục và tiểu mục thì chọn bên dưới (Update entired table) và nhấp OK.
Hình 5: Tự động cập nhật Mục lục
1.2.2. Đánh số trang khác nhau cho văn bản (Áp dụng cho Word 2007, các word khác cũng có nhưng bước làm có thể khác chút)
Khi tạo một văn bản, chẳng hạn như luận văn hoặc sách, v.v… chúng ta sẽ có trang bìa thì không đánh số trang, các trang tiếp theo thì đánh số theo thập phân (I, II, III, v.v…), và bắt đầu từ Lời giới thiệu thì chúng ta mới đánh số trang theo 1, 2, 3, v.v… Và nhiều người đã phải chia nhỏ các phần ra để khắc phục cách đánh số trang khác nhau này. Thực ra, word cho phép làm việc đó chỉ trong một tập tin văn bản. Chẳng hạn, văn bản này tôi sẽ tạo trang đầu không có số trang, trang Mục lục được đánh số theo I, II; còn các trang tiếp theo tôi sẽ đánh là 1, 2, 3…
Để làm được điều đó chúng ta phải chia văn bản thành các phần khác nhau “section”, và đánh số trang riêng cho các section đó.
Bước 1: Tạo các Section khác nhau bằng cách để trỏ chuột vào vị trí muốn tạo section, chẳng hạn tôi sẽ chọn section 1 là phần tiêu đề của văn bản (không đánh số trang) bằng cách bỏ trỏ chuột vào cuối trang thứ nhất đó và thực hiện: Toolbar/Page Layout/Breaks/Section Breaks/Next page (Hình 6a).
Hình 6a: Tạo Section 1 không có số trang
Tiếp theo, tôi đặt trỏ chuột vào cuối đoạn văn bản mà tôi muốn đánh số trang theo I, II, III; trong trường hợp của văn bản này là cuối Mục lục, rồi tiếp tục làm như trên ta có Section 2 (Hình 6b) và tiếp tục làm như vậy cho các Section tiếp theo.
Hình 6b: Tạo Section 2
Ghi chú: Nếu ai muốn phân các chương sách/báo cáo (bắt đầu của một chương sách/báo cáo cần phải chuyển qua trang mới thì dùng lệnh Page Break thôi (Toolbar/Insert/Page Break). Điều này sẽ giúp chúng ta duy trì theo định dạng đó một cách tự động đó dù sau đó ta có thay đổi văn bản (Hình 7).
Hình 7: Duy trì định dạnh đầu trang cho các chương sách/báo cáo
Bước 2: Khi đã tạo xong các Section cần đánh số trang khác nhau rồi thì tiến hành vào các Section và đánh số trang theo ý muốn. Vì section đầu tiên không có số trang nên chúng ta tiến hành Section tiếp theo. Chẳng hạn, văn bản này ta sẽ vào Section 2 (Mục lục) để đánh số trang I, II bằng cách Toolbar/Insert/Page Number/(tùy chọn nơi chốn)/Click chuột thì nó sẽ hiện ra như Hình 8.
Hình 8: Đánh số trang cho văn bản
Bước 3: Khi đã chọn cách đánh số trang thì nó sẽ tự động đánh cho toàn bộ văn bản. Để chuyển Section 1 thành không có số trang ta đưa chuột đến số trang của Section 2 (xem Hình 9). Trước tiên ta nhấp bỏ chọn lựa “Link to previous” (Hình 11) sau đó bấm vào số trang đầu tiên của Section 2 và đánh số I, sau đó mình chuyển về Section 1 và xóa số trang (1, 2…) của Section đó (Hình 10).
Hình 10: Xóa số trang của Section 1 và đóng cửa sổ lại (Close Header and Footer)
Bước 4: Đánh số trang cho Section 3
Khi làm đến đây thì Section đầu tiên sẽ không có số trang, Section thứ 2 sẽ có số trang từ I, II và nó nối tiếp cho các Section tiếp theo. Vì thế, chúng ta phải rê chuột đến trang đầu tiên của Section 3 và nhấp bỏ chọn “Link to Previous” (Hình 11), và đánh số trang từ đầu là 1 (Hình 12) thì chúng ta sẽ có văn bản được đánh số trang theo như mong muốn. Nếu bạn thấy Section 3 số trang toàn là 1 thì phải làm lại như sau: Đặt trỏ vào vị trí đầu tiên của Section 3 và chọn Page number/Format page number thì sẽ có cửa sổ như Hình 12 (mặc định của nó là tiếp theo các trang trước), mình chọn là Start at (và chọn số trang cần đánh, trường hợp Section 2 gặp như trên thì cách khắc phục cũng vậy).
Hình 11: Bỏ chọn “Link to Previous”
Hình 12: Đánh số trang
Bước 5: Lướt lại lần nữa để đảm bảo số trang được đánh đúng và cập nhật lại Mục lục
2. Một vài kỷ năng cho lướt web an toàn và tiết kiệm thời gian
Hiện nay có hai trình duyệt web thông dụng nhất là Internet explorer (được cài đặt tự động theo máy dòng windows) và Firefox. Theo sự hiểu học hỏi được và kinh nghiệm thì thấy Firefox an toàn và nhanh hơn, tiện lợi hơn. Điểm thú vị của Firefox nữa là nó cho phép làm Bookmark những trang mình thường vào lên trên Toolbar để tiện sử dụng, và nó cũng có phần đồng nhất hóa để giữ các Bookmarks đó cho nhiều máy khác nhau. Thực ra, gần đây Internet explorer đã có cải tiến để bắt kịp Firefox về tính năng Bookmark này, nhưng tôi vẫn thích sử dụng Firefox vì nó lướt nhanh và an toàn hơn. Muốn sử dụng Firefox thì phải download xuống và cài vào máy (miễn phí). Để download bản mới nhất cho đến nay (tháng 2/2010) thì vào đây: http://www.getfirefox.net/
Sau khi download và cài rồi thì download và cài tiếp phần đồng nhất hóa các bookmark giữa các máy bằng ứng dụng Xmark tại https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/2410
2.1. Tận dụng sự tiện lợi của Firefox qua Bookmark
Việc sử dụng Bookmark rất là tuyệt vì nó tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức cho người hay phải làm việc qua mạng. Ngoài ra, chẳng ai có thể nhớ nổi hết tất cả các đường link và cũng chẳng cần phải lưu về máy cho nó rác máy và mất thời gian đặt tên, tìm kiếm.
Đây là Bookmark toolbar trên máy của tôi (Hình 13).
Hình 13: Tiết kiệm thời gian và công sức qua các lần click chuột
Cách tạo Bookmark toolbar cho máy tính của mình như sau:
Bước 1: Hình dung các Folder mình cần tạo và tầm quan trọng của các Folders để tổ chức trật tự của chúng cho hợp lý, dễ di chuyển chuột. Ví dụ: K tạo Folder News, trong đó gồm nhiều trang web về báo chí và tin tức; hoặc Folder tiếp theo Env-Sociology thì còn có nhiều folders nhỏ nữa, v.v…
Bước 2: Bookmark trang mình cần lưu vào folder cần thiết (Hình 14)
Trên thanh trình duyệt web, chọn Bookmarks/Bookmark This Page thì một cửa sổ tiếp theo sẽ mở ra như Hình 15
Hình 15: Tạo bookmark
Hãy đặt folder cho đường link này bằng cách nhấp vào nút New Folder rồi đặt tên cho nó.
Bước 3: Khi đã tạo xong một loạt Folders cần thiết rồi thì sau đó mỗi lần muốn vào trang web nào đó mà mình đã Bookmark thì chỉ việc bấm vào Folder chứa trang đó và rê chuột đến đó là xong.
Chẳng hạn, Hình 16 là tôi muốn mở đường link cho biến đổi khí hậu rồi click chuột vào
2.2. Tận dụng sự tiện lợi của Firefox qua mở nhanh email
Vì tôi sử dụng cả gmail và yahoo mail nên tôi dung cả hai loại google toolbar for firefox https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/6249 và yahoo toolbar for firefox https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/2032 .
Khi cài luôn cả hai tiện ích này vào thì nó tiết kiệm thêm nhiều click chuột cho việc kiểm tra email mỗi ngày. Mỗi lần tôi muốn kiểm tra gmail hoặc yahoo mail thì chỉ việc bấm vào biển tượng mail trên thanh công cụ này là sẽ mở ra ngay (Hình 17).
Hình 17: Mở nhanh email
3. Quản lý và sử dụng email nhanh chóng
3.1. Hai tính năng vượt trội của gmail
Hiện nay có rất nhiều công ty cung cấp địa chỉ email miễn phí, hai người khổng lồ là yahoo và google (gmail). Dù sinh sau đẻ muộn, nhưng google đã thực hiện bước tiến đầy ngoạn mục khiến nhiều người chuyển qua sử dụng địa chỉ này để liên lạc. Và sau đây là một số tính năng hay trong gmail.
Một là, khi mở gmail thì gmail cũng cho phép mình chuyển hết tất cả thư từ cũng như địa chỉ của từ các email trước qua địa chỉ gmail mới mở. Đây là điều thuận lợi làm cho người đã sử dụng địa chỉ khác đỡ băn khoăn khi chuyển qua email mới. Để thao tác thì trong địa chỉ gmail mới mở, chọn setting sau đó Accounts and Import (Hình 18), rồi bấm vào Import from another address…
Hình 18: Nhập khẩu email và địa chỉ tử email khác
Hai là, gmail cho phép mình quản lý hết tất cả các địa chỉ email khác và mình vẫn có thể sử dụng gmail để gửi cho người khác lấy địa chỉ email khác (chẳng hạn, tôi vẫn dung địa chỉ duckinhvass@gmail.com để nhận và trả lời email của duckinhvn@yahoo.com, buiduckinh@gmail.com, bdk42@cornell.edu). Và khi trả lời thì thích chọn là gửi từ địa chỉ nào thì chỉ việc thay tên người gửi là xong (Hình 19). Đây là tính năng vượt trội để xóa bỏ những lo âu của những người còn ngần ngại sử dụng gmail. Tất nhiên, sử dụng luôn cả hai địa chỉ email thì cũng không sao.
Hình 19: Nhận và trả lời email khác nhau
3.2. Một số thao tác khác để tiết kiệm thời gian
3.2.1. Tạo contacts
Tạo các nhóm contacts khác nhau sẽ tiết kiệm nhiều thời gian cho về sau. Chẳng hạn, hiện tôi có đã nhập địa chỉ của tất cả mọi người cùng cơ quan vào coworkers (Hình 20), nhấp vào nút New contact (+hình người), sau đó nhập tên và địa chỉ email rồi bấm Save.
Hình 20: Tạo contacts
Sau đó, nếu cần gửi cho tất cả mọi người trong nhóm cơ quan thì chúng ta chỉ việc bấm vào chổ người gửi là Coworkers thì nó sẽ cho ta tất cả email của mọi người vào đây (Hình 21).
Hình 21: Nhập địa chỉ email nhanh chóng
Để tạo thêm một group contacts mới thì chỉ việc vào Contacts/New group (+hình 2 người) rồi đặt tên cho group mới, chẳng hạn nhóm Env-Sociologists (Hình 22).
Hình 22: Tạo nhóm liên lạc mới
3.2.2. Tạo các Folders cho gmail (tất nhiên yahoo mail cũng có, và gmail có thể nhập luôn cả folder từ các email khác sang làm folder cho mình)
Nếu tôi muốn tạo Folder là cơ quan, và chuyển tất cả các email của những người trong cơ quan vào Folder này thì tôi sẽ là như sau (Hình 23), sau đó bấm Next thì sẽ có một cửa sổ mới như Hình 24.
Hình 23: Tạo Filter để lọc email vào các Folders
Khi đó chúng ta có thể chọn là không cho email này chạy vào Inbox (Click chuột vào ô Skip the inbox) và Apply label (nếu chưa có thì có thể tạo Folder mới).
Hình 24: Tạo folder filter email cho các folders
Nếu nhận được thư rác, thì để tránh cho nó lần sau chạy vào Inbox thì ta nhấp vào Report Spam (Hình 25)
3.2.3. Một số tính năng khác (có ở yahoo mail too)
Tạo ký tên cuối email thì nhấp vào setting, rồi nhập thông tin vào chổ Signature (Hình 26)
Trường hợp đi công tác không kiểm tra email và muốn tránh cho người khác phải thắc mắc thì dùng chế độ trả lời tự động (tất nhiên có người cũng dùng cách này để xác nhận là mình đã nhận được email, nhưng sẽ làm phiền người gửi phải xóa trừ trường hợp khác). Để làm thì cũng vào setting, sau đó Vacation respone on (Hình 27), và nhập thông tin mình cần nhắn vào messege, nó cũng cho chọn ngày bắt đầu và kết thúc.
Tạo đặc riêng cho gmail của cá nhân bằng cách vào Setting/themes và lựa chọn cảnh thích hợp (Hình 28)
Hình 28: Tạo đặc điểm riêng cho email cá nhân
Chat trong gmail cũng dễ dàng và có thể tự chuyển lưu như là email (Hình 29)
Hình 29: Chát trong gmail
Trong Firefox, tạo trang chủ để mỗi lần mở ra thì có nguồn cảm hứng làm việc và tiện lợi. Để làm việc này thì nhấp vào Options/General/Home page/Use current page nếu là page mình muốn làm default cho trình duyệt web của mình.
Hình 30: Tạo trang mặc định cho trình duyệt web của mình
Kính chúc mọi người sức khỏe và thành công!
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét